COVID-19 (Yeni Koronavirüs) salgınının yayılmasını önleme tedbirleri kapsamında sosyal temastan mümkün olduğu ölçüde kaçınma uygulamasının, Türkiye’deki şirketlerin genel kurul, yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarında aksamalara yol açmasını engellemek amacıyla alternatif çözüm önerilerini sizinle paylaşmak isteriz.
Ticaret Bakanı Ruhsar Pekcan, 20.03.2020 tarihinde, şirket genel kurullarının yoğunlukla gerçekleştirildiği bu dönemde, söz konusu toplantılar için de bazı tedbirlerin alınmakta olduğunu; bu kapsamda çağrısı yapılan ancak henüz gerçekleştirilmeyen genel kurul toplantılarının, ileri bir tarihte yapılmak üzere iptal edilmesi imkanının tanındığını ve ayrıca elektronik genel kurul toplantılarının şirket esas sözleşmelerinde hüküm olmasa dahi uygulanmasına olanak tanınacağını açıkladı.
Buna ilaveten ayrıca, Ticaret Bakanlığı’nın resmi internet sitesinde, Ticaret Bakanı’nın sözlü açıklamasını detaylandıran bir duyuru (“Duyuru”) da yayınlandı. Süreç tüm etkileriyle tarafımızca yakından takip edilmekte olup, detaylara ilişkin başka yazılı açıklama ve düzenlemeler yapıldıkça sizlere gerekli bildirimler yapılacaktır.
1.Yönetim kurulu kararlarının fiziki toplantı gerçekleştirilmeksizin alınması
6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK“) 390/4 maddesi uyarınca, anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinden herhangi birinin fiziki toplantı yapılması isteminde bulunmaması durumunda, yönetim kurulu kararlarının elden dolaştırma yöntemi ile alınması mümkündür. Buna göre, esas sözleşmede öngörülen ağırlaştırılmış nisaplar saklı kalmak şartıyla, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle fiziki katılıma gerek kalmadan yönetim kurulu kararları alınabilir.
Bu yöntemle alınacak yönetim kurulu kararı öncesinde, üyelerin video konferans veya benzer platformlarda bir araya gelerek konu hakkında ön değerlendirme yapmalarının önünde herhangi bir engel bulunmamaktadır.
Bununla birlikte, üyelerden herhangi birisi veya ilgili bir başka kişi tarafından hazırlanan karar metninin tüm üyelere elektronik posta yoluyla gönderilmek suretiyle dolaştırılması ve ilgili üyeler tarafından imzalanan kararın da kurye ile ilgili kişiye ulaştırılması yeterli olacaktır. Elden dolaştırma yöntemiyle karar alma süreci, tüm imzalı nüshaların yönetim kurulu karar defterinde bir araya getirilmesi suretiyle tamamlanmış olacaktır. Böylelikle imzaların tamamının aynı nüshada bulunması usulünün yarattığı gecikme ve zorluk aşılmış olacaktır.
2.Yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesi
Yukarıda belirtilen elden dolaştırma yöntemine ilave olarak, TTK’nın 1527. maddesi, şirket sözleşmesinde düzenlenmiş olması şartıyla, yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkân tanımaktadır. Bu kapsamda, 29.08.2012 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ“) hükümlerinde öngörülen teknik şartların yerine getirilmiş olması gerekmektedir.
Ticaret Bakanı Ruhsar Pekcan, şirketlerin esas sözleşmelerinde hüküm olmasa bile, bu uygulamaya gidilebileceğini belirtmiştir. Ayrıca Duyuru ile şirketlerce elektronik ortamda toplantı gerçekleştirilmesine imkan tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilmesi imkanının tanındığı belirtilmiştir. Şu an itibariyle henüz, elektronik toplantı usulünü kolaylaştıracak ve prosedürel gereklilikleri azaltacak bir düzenleme getirilmemiştir. Bu kapsamda, Tebliğ’de öngörülen teknik alt yapının elektronik toplantı sistemi için sağlanması gerekliliği devam etmektedir.
3.Anonim şirketlerin genel kurul kararlarının alınma sürecinin kolaylaştırılması
- Tarihi belirlenmiş veya planlanan ancak henüz gerçekleşmemiş genel kurulların ertelenmesi mümkün mü?
Genel kurul tarihi önceden belirlenmiş ve buna yönelik toplantı çağrısı yapılmış olsa bile, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin toplantıya katılamadığı ve yeterli çoğunluğun sağlanamadığı durumlarda genel kurul toplantısının teknik olarak ertelenmesi TTK uyarınca zaten mümkündür.
Duyuru, bu genel kurulların şirketlerin yönetim organlarının alacağı bir karar ile önden iptal edilebileceği ve böylece nisabın oluşmadığını tespit etmek için belirlenen genel kurul tarihini beklemeye gerek olmadığını belirtmiştir. Toplantı çağrısının iptali duyurusu metni yayınlanmıştır.
Aynı şekilde, planlanan ancak tarihi henüz belirlenmemiş olağan genel kurullar için de, söz konusu mücbir sebep hali dikkate alınarak kanunen zorunlu olan Mart ayının sonuna kadar toplantı yapma yükümlülüğünün – hesap dönemi takvim yılı olan şirketler için- daha esnek değerlendirilebileceği kanaatindeyiz.
- Erteleme yerine video konferans yolu ile genel kurul toplantılarının gerçekleştirilmesi mümkün mü?
Genel kurul toplantılarının – elektronik genel kurul toplantıları hariç – fiziki katılım ile gerçekleştirilmesi zorunlu olduğundan video konferans yönteminin uygulanması konuya özel bir düzenleme çıkarılıncaya kadar mümkün değildir.
- Mecburi nedenlerle fiziki katılım ile gerçekleştirilecek genel kurul toplantılarında tedbir önlemleri kapsamında katılımcı sayısını en aza indirmek için nasıl bir yol izlenebilir?
Genel kurul toplantılarının ertelenemediği ve mutlaka toplanması gereken elzem durumlar için (örneğin organsız kalmamak için yönetim kurulu üye seçiminin mutlaka yapılması gerektiği haller) önerimiz en azından toplantıya katılacak kişi sayısının mümkün olduğu ölçüde azaltılmasıdır.
Kural olarak pay sahiplerinin şahsen veya vekâletname vermek suretiyle genel kurul toplantılarına katılımı gerekmektedir. Ayrıca genel kurul toplantılarının yönetilmesi amacıyla toplantı başkanı, tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurundan oluşan toplantı başkanlığı oluşturulmaktadır.
Genel kurul toplantısına katılım için pay sahipleri tarafından düzenlenecek vekâletnamelerin konu ve pay sahiplerinin talimatı ile sınırlandırılmak suretiyle aynı kişi adına düzenlenmesi ile bu sürecin mümkün olan en az katılım ile yürütülebilme imkânı vardır. Önerilen bu yöntem ile TTK’nın 429. maddesinde yer alan “Tevdi Eden Temsilci” uygulaması kapsamında, şirket pay sahiplerinin tamamı belirlenecek aynı kişiyi genel kurul toplantısında nasıl hareket etmesi gerektiği konusunda münferit talimatlar vermek suretiyle vekil tayin edebilir. Söz konusu vekil ancak kendisine verilen yetki ile sınırlı işlemleri gerçekleştirebilecek sınırlı bir yetkili olduğu için pay sahipleri açısından istenmeyen kararlar alınmasının önüne geçilmiş olunacaktır.
- Uzun soluklu bir tedbir olarak elektronik genel kurul sisteminin uygulanması
Kural olarak, TTK’nın 1527. maddesi ile 28.08.2012 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” (“Yönetmelik“) hükümleri çerçevesinde, halka açık olmayan şirketler de esas sözleşmesinde gerekli düzenlemeye yer vererek elektronik genel kurul sistemi ile genel kurul toplantılarını gerçekleştirebilmektedir.
Ticaret Bakanı Ruhsar Pekcan, şirketlerin esas sözleşmelerinde hüküm olmasa bile, bu uygulamaya gidilebileceğini belirtmiştir. Duyuru da bunu teyit etmektedir ve ek olarak, şirketlerce elektronik ortamda toplantı gerçekleştirilmesine imkan tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilmesi imkanının tanındığını belirtmektedir.
Şu an itibariyle henüz, Yönetmelik kapsamındaki elektronik genel kurul usulünü kolaylaştıracak ve prosedürel gereklilikleri azaltacak bir düzenleme getirilmemiştir. Bu kapsamda, Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi’nden destek hizmeti almak suretiyle hak sahiplerine elektronik ortamda katılma imkânı sağlanması gerekliliği devam etmektedir.
4.Limited şirketlerde genel kurul kararlarının alınma sürecinin kolaylaştırılması
TTK’nın 617/4 maddesi uyarınca, limited şirketlerde de, herhangi bir pay sahibinin fiziki katılım ile toplantı yapılması isteminde bulunmaması durumunda, elden dolaştırma yoluyla karar alınabilmesi mümkündür. Limited şirketlerde genel kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesi de ayrıca mümkündür.
Sonuç
COVID-19 salgını ile ilgili olağanüstü süreç atlatılıncaya kadar, şirketlerin yönetim organlarının ve ortaklarının, kurumsal uyum ve sürekliliği sağlamak adına, kararların alınması bakımından önerilen alternatif uygulamaları değerlendirmesi gerektiği kanaatindeyiz. Süreç ile ilgili olarak sizlere düzenli bildirimler yapacak ve uygulamalara yönelik gelişmeleri sizlerle paylaşacağız.
